Bimbingan Teknis Instalasi Karantina Tumbuhan

BIMBINGAN TEKNIS INSTALASI KARANTINA TUMBUHAN

Salbiah

Balai Uji Terap Teknik dan Metode Karantina Pertanian

Persyaratan dan Tata Cara Penetapan Instalasi Karantina Tumbuhan Milik Perorangan atau Badan Hukum telah ditetapkan dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 tahun 2012. Peraturan Menteri Pertanian ini merupakan penyempurnaan terhadap peraturan sebelumnya yaitu Peraturan Menteri Pertanian Nomor 5 tahun 2006. Penyempurnaan disesuaikan dengan dinamika perkembangan teknologi dibidang perkarantinaan sehingga tindakan karantina dapat berjalan dengan optimal.

Penyempurnaan yang dilakukan berkaitan dengan ruang lingkup peraturan, persyaratan penetapan instalasi karantina tumbuhan, sistem manajemen mutu, ketentuan sanksi dan lainnya.  Berdasarkan ruang lingkup yang diatur dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 tahun 2012, maka tidak diperlukan lagi Petunjuk Pelaksanaan yang ditetapkan Kepala Badan karantina Pertanian.  Persyaratan yang ditetapkan lebih rinci dan jelas sehingga diharapkan publik lebih memahami dan memperoleh kepastian hukum dalam penetapan tempat beserta sarana yang dimiliki sebagai instalasi karantina tumbuhan.

Kemampuan dan pemahaman petugas karantina dalam melakukan penilaian terhadap instalasi karantina tumbuhan perlu terus ditingkatkan melalui kegiatan pelatihan atau bimbingan teknis.  Badan Karantina Pertanian melalui Balai Uji Terap Teknik dan Metode Karantina Pertanian berupaya meningkatkan kualitas tindakan perkarantinaan dengan menyelenggarakan bimbingan teknis instalasi karantina tumbuhan bagi petugas karantina tumbuhan. 

      Bimbingan teknis instalasi karantina tumbuhan ini bertujuan untuk meningkatkan kompetensi petugas karantina tumbuhan dalam melakukan penilaian instalasi karantina tumbuhan.

Kegiatan Bimbingan Teknis Instalasi Karantina Tumbuhan dilaksanakan pada tanggal 13-18 Maret 2017 (enam  hari). Kegiatan ini bertempat didua lokasi yaitu di Balai Uji Terap Teknik dan Metode Karantina Pertanian Bekasi dan PT. East West Seed Indonesia, Purwakarta.

Kegiatan Bimbingan Teknis Instalasi Karantina Tumbuhan ini telah dilakukan selama 6 (enam) hari dimulai sejak tanggal 13-18 Maret 2017. Materi yang diberikan dalam penyelenggaraan bimbingan teknis ini meliputi  kebijakan Badan Karantina Pertanian  dalam  pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan (pre border, at border, post border; instalasi karantina tumbuhan dan tempat lain di luar tempat pemasukan/pengeluaran), regulasi instalasi karantina tumbuhan dalam cegah tangkal organisme pengganggu tumbuhan karantina, ketentuan dan persyaratan instalasi karantina tumbuhan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 tahun 2012, pedoman penilaian instalasi karantina tumbuhan dan dokumentasi, teknik penilaian, etika penilaian, simulasi penilaian instalasi karantina tumbuhan pemeriksaan kesehatan secara visual dan laboratoris, diskusi kelompok, seminar hasil penilaian instalasi karantina tumbuhan, evaluasi.  

Materi dengan tema Kebijakan Badan Karantina Pertanian  dalam  Pelaksanaan Tindakan Karantina Tumbuhan (Pre Border, At Border, Post Border; Instalasi Karantina Tumbuhan dan Tempat Lain di Luar Tempat Pemasukan/Pengeluaran) disampaikan oleh Kepala Pusat Karantina Tumbuhan dan Keamanan Hayati Nabati, Badan Karantina Pertanian yaitu Bapak Dr. Ir. Antarjo Dikin, M.Sc. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami : Kebijakan Badan Karantina Pertanian dalam pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan.  Setiap tempat pemasukan harus tersedia tempat pemeriksaan karantina secara terpadu, antara lain tempat pemeriksaan fisik terpadu ataupun terminal peti kemas dan mengurangi adanya instalasi karantina tumbuhan di luar tempat pemasukan. Peraturan Menteri Pertanian Nomor 12 Tahun 2015 tentang pelaksanaan tindakan karantina dengan sistem: pre-border, at-border, post-border. Keputusan Kepala Badan Karantina Pertanian dapat dijadikan pedoman untuk memutuskan hal lain yang belum diatur dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 Tahun 2012. Terdapat perbedaan antara instalasi karantina tumbuhan dan tempat lain. Direncanakan tahun yang akan datang terdapat inline inspection sehingga jika terdapat dua puluh perusahaan yang mempunyai komoditi low risk maka sebelumnya akan dilakukan inhouse training terkait inline inspection. Pelaksanaannnya, terkait dengan hal-hal tertentu maupun persyaratan dan tatacara tindakan karantina tumbuhan di luar tempat pemasukan dan/atau pengeluaran diatur dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 38 Tahun 2014. Suatu perusahaan jika sudah lima kali ditetapkan sebagai tempat lain maka dapat direkomendasikan menjadi instalasi karantina tumbuhan sehingga harus digalakkan tempat lain menjadi instalasi karantina tumbuhan. Keterlibatan pemohon berada di unit pelaksana teknis yaitu untuk menghadiri kegiatan presentasi penilai unit pelaksanan teknis bukan di pusat karantina tumbuhan dan keamanan hayati nabati.

Materi dengan tema Regulasi Instalasi Karantina Tumbuhan dan Manfaat dalam Cegah Tangkal Organisme Pengganggu Tumbuhan Karantina dengan judul “Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 Tahun 2012 tentang Persyaratan dan Tatacara Penetapan Instalasi Karantina Tumbuhan Milik Perorangan dan Badan Hukum” disampaikan oleh Kepala Bidang Karantina Tumbuhan Non Benih, Pusat Karantina Tumbuhan dan Keamanan Hayati Nabati, Badan Karantina Pertanian yaitu Bapak Ir. Fauzar Rochani, MM. Pada materi tersebut peserta mengetahui dan memahami : Matrik substansi perubahan antara Peraturan Menteri Pertanian Nomor 05 Tahun 2006 dan Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 Tahun 2012. Dasar hukum penetapan instalasi karantina tumbuhan. Latar belakang penetapan instalasi karantina tumbuhan. Ruang lingkup penetapan instalasi karantina tumbuhan. Persyaratan penetapan instalasi karantina tumbuhan. Tatacara penetapan instalasi karantina tumbuhan. Pelaporan penggunaan instalasi karantina. Pengawasan instalasi karantina tumbuhan. Tindakan perbaikan apabila pemilik menerima keputusan pembekuan. Penetapan perpanjangan masa berlaku. Ketentuan sanksi terhadap pemilik atau penanggungjawab instalasi karantina tumbuhan. Pembekuan instalasi karantina tumbuhan. Pencabutan instalasi karantina tumbuhan. Ketentuan peralihan. Ketentuan penutup. Manfaat keberadaan instalasi karantina tumbuhan.

Secara rinci Bapak Ir. Fauzar Rochani, MM menjelaskan tentang cara penetapan instalasi karantina tumbuhan pada pasal 12, pasal 13, pasal 14, pasal 15, pasal 16, pasal 17 pada Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 Tahun 2012, sebagai berikut : Pemohon/pemilik mengajukan permohonan penetapan instalasi karantina tumbuhan secara tertulis kepada Menteri melalui Kepala Badan Karantina Pertanian. Kepala Badan Karantina Pertanian paling lama dalam jangka waktu lima hari harus sudah memberikan jawaban menolak atau menerima. Permohonan ditolak apabila kelengkapan persyaratan tidak dipenuhi. Penolakan disampaikan kepada pemohon secara tertulis dengan disertai alasan penolakan. Penolakan dalam pelaksanaannya dilakukan oleh Kepala Pusat Karantina Tumbuhan dan Keamanan Hayati Nabati atas nama Kepala Badan Karantina Pertanian. Permohonan diterima apabila persyaratan dipenuhi atau permohonan dianggap diterima dalam hal Kepala Badan Karantina Pertanian paling lama dalam jangka waktu 5 (lima) hari kerja setelah menerima permohonan, tidak memberikan jawaban. Permohonan yang diterima, Kepala Badan Karantina Pertanian menugaskan Kepala Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian setempat untuk melakukan penilaian kebenaran administrasi dan teknis dengan tembusan kepada pemohon. Kepala Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian setempat paling lama dalam jangka waktu 10 (sepuluh) hari kerja terhitung sejak menerima penugasan harus telah selesai melakukan penilaian kebenaran administrasi dan teknis dan menyampaikan kepada Kepala Badan Karantina Pertanian. Penilaian kebenaran administrasi dan teknis dilakukan oleh penilai instalasi karantina pada Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian setempat. Kepala Badan Karantina Pertanian setelah menerima hasil penilaian kebenaran administrasi dan teknis menugaskan tim penilai untuk melakukan penilaian kelayakan. Tim penilai melakukan penilaian kelayakan paling lama dalam jangka waktu 12 (dua belas) hari kerja. Hasil penilaian kelayakan disampaikan kepada Kepala Badan Karantina Pertanian paling lama dalam jangka waktu 2 (dua) hari kerja sebagai saran pertimbangan dalam menetapkan sarana dan tempat milik perorangan atau badan hukum sebagai instalasi karantina. Tim penilai dibentuk oleh Kepala Badan Karantina Pertanian. Tim penilai terdiri atas pengarah dan pelaksana. Pengarah terdiri atas pejabat Eselon II pada Kantor Pusat Badan Karantina Pertanian. Pelaksana terdiri atas pejabat yang memiliki kompetensi di bidang instalasi karantin. Kepala Badan Karantina Pertanian setelah menerima saran dan pertimbangan paling lama dalam jangka waktu 2 (dua) hari kerja harus sudah memberikan jawaban menolak atau menerima. Permohonan ditolak disampaikan kepada pemohon dengan disertai alasan penolakan secara tertulis. Permohonan diterima dan diterbitkan penetapan instalasi karantina dalam bentuk Keputusan Menteri Pertanian yang ditanda tangan oleh Kepala Badan Karantina Pertanian atas nama Menteri Pertanian. Penetapan instalasi karantina berlaku untuk jangka waktu selama 1 (satu) tahun dan dapat diperpanjang untuk jangka waktu 2 (dua) tahun. Penilaian penetapan instalasi karantina pertanian dilakukan sesuai pedoman seperti tercantum pada Lampiran II dan parameter seperti tercantum pada Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri.

Materi yang disampaikan oleh  Bapak Ir. Ahmad Hidayat, MS adalah Ketentuan dan Persyaratan Instalasi Karantina Tumbuhan (sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Pertanian Nomor 73 Tahun 2012). Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami ketentuan umum sebagai berikut : Tumbuhan adalah semua jenis sumber daya alam nabati dalam keadaan hidup atau mati, baik belum diolah maupun telah diolah. Karantina tumbuhan adalah tindakan sebagai upaya pencegahan masuk dan tersebarnya organisme pengganggu tumbuhan dari luar negeri dan dari suatu area ke area lain di dalam negeri, atau keluarnya dari dalam wilayah negara Republik Indonesia. Tindakan karantina tumbuhan adalah tindakan pemeriksaan, pengasingan, pengamatan, perlakuan, penahanan, penolakan, pemusnahan, dan pembebasan terhadap media pembawa organisme pengganggu tumbuhan dan/atau organisme pengganggu tumbuhan karantina. Media pembawa organisme pengganggu tumbuhan yang selanjutnya disebut media pembawa adalah tumbuhan dan bagian-bagiannya dan/atau benda lain yang dapat membawa organisme pengganggu tumbuhan karantina. Instalasi karantina tumbuhan yang selanjutnya disebut instalasi karantina adalah tempat beserta segala sarana yang ada padanya yang digunakan untuk melaksanakan tindakan karantina tumbuhan. Petugas karantina tumbuhan adalah pegawai negeri sipil tertentu yang diberi tugas untuk melakukan tindakan karantina tumbuhan berdasarkan peraturan perundang-undangan. Penilai instalasi karantina tumbuhan yang selanjutnya disebut penilai adalah petugas karantina tumbuhan yang ditetapkan oleh Kepala Badan Karantina Pertanian untuk melaksanakan penilaian instalasi karantina. Tim penilai adalah tim yang dibentuk dan ditetapkan oleh Kepala Badan Karantina Pertanian untuk melaksanakan penilaian atas hasil penilaian yang dilakukan oleh penilai instalasi karantina di Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian. Penilaian untuk penetapan instalasi karantina yang selanjutnya disebut penilaian instalasi karantina adalah serangkaian proses pemeriksaan pemenuhan persyaratan, kelayakan teknis, dan kesesuaian terhadap suatu tempat milik perorangan atau badan hukum yang dipergunakan sebagai instalasi karantina untuk pelaksanaan tindakan karantina. Penilaian permohonan/kecukupan adalah proses pemeriksaan atas kelengkapan dokumen/berkas permohonan penetapan yang disampaikan oleh perorangan atau badan hukum sebagai pemilik tempat untuk ditetapkan sebagai instalasi karantina. Ketidaksesuaian kritis adalah penyimpangan/ketidaksesuaian instalasi karantina yang berdampak langsung terhadap kegagalan pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan sesuai peruntukannya. Ketidaksesuaian moderat adalah penyimpangan/ketidaksesuaian instalasi karantina yang berdampak tidak langsung dan berpotensi mengakibatkan kegagalan pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan sesuai peruntukannya. Ketidaksesuaian minor adalah penyimpangan/ketidaksesuaian instalasi karantina yang dapat berpengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan sesuai peruntukannya. Perbaikan adalah tindakan yang dilakukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian atau penyimpangan dari persyaratan yang telah ditetapkan. Pemilik adalah perorangan warga negara Indonesia atau badan hukum Indonesia yang memiliki tempat beserta sarana yang ada padanya untuk ditetapkan sebagai instalasi karantina. Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian yang selanjutnya disebut UPT Karantina Pertanian adalah Unit Organisasi Badan Karantina Pertanian. UPT Karantina Pertanian setempat adalah UPT Karantina Pertanian yang wilayah layanannya mencakup tempat yang diusulkan untuk ditetapkan sebagai instalasi karantina.

Selain itu, pada materi ini peserta mengetahui dan memahami persyaratan penetapan instalasi karantina tumbuhan sebagai berikut : Tempat beserta sarana milik perorangan atau badan hukum dapat ditetapkan sebagai instalasi karantina berdasarkan pertimbangan kebutuhan Unit Pelaksana Teknis Karantina Pertanian setempat dalam memperlancar pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan. Penetapan tempat beserta sarana milik perorangan atau badan hukum sebagai instalasi karantina sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dalam bentuk Keputusan Menteri Pertanian yang ditandatangan oleh Kepala Badan Karantina Pertanian atas nama Menteri Pertanian. Instalasi karantina sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 sesuai peruntukannya terdiri atas instalasi karantina untuk tindakan pemeriksaan, pengamatan dan pengasingan, perlakuan, penahanan dan/atau pemusnahan. Tempat beserta sarana milik perorangan atau badan hukum untuk ditetapkan sebagai instalasi karantina sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1) harus memenuhi persyaratan administrasi, persyaratan teknis, dan persyaratan kesesuaian peruntukan. Persyaratan administrasi untuk badan hukum yaitu  akta pendirian perusahaan, tanda daftar perusahaan, surat izin usaha perdagangan, izin mendirikan bangunan (dapat berupa izin mendirikan bangunan induk atau surat perizinan dari instansi terkait), nomor pokok wajib pajak, membuat pernyataan kesanggupan, sistem manajemen mutu. Persyaratan administrasi untuk perorangan yaitu kartu tanda penduduk, izin mendirikan bangunan (dapat berupa izin mendirikan bangunan induk atau surat perizinan dari intansi terkait), nomor pokok wajib pajak, surat izin usaha perdagangan, membuat pernyataan kesanggupan. Persayaratan teknis  terdiri atas persyaratan tempat dan persyaratan sarana. Persyaratan tempat meliputi memiliki kondisi dan situasi lingkungan yang dapat menjamin tidak terjadi penularan dan/atau penyebaran Organisme Pengganggu Tumbuhan (OPT)/Organisme Pengganggu Tumbuhan Karantina (OPTK), dapat berupa bangunan tersendiri dan/atau bagian dari bangunan; dapat menampung media pembawa, pembungkus, dan alat angkut; akses jalan yang memadai dan lokasi yang strategis; dan bebas banjir dan genangan air. Persyaratan sarana meliputi fasilitas pembersih, fasilitas pemusnahan/incenerator, fasilitas peralatan dan bahan sesuai dengan peruntukannya dan tempat penyimpanan peralatan serta bahan, fasilitas air bersih, listrik, dan alat komunikasi, fasilitas pemeliharaan dan penyimpanan media pembawa, fasilitas keselamatan kerja/kesehatan (P3K), fasilitas pemadam kebakaran, dan ruangan yang memadai beserta fasilitas untuk petugas karantina tumbuhan dalam pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan sesuai peruntukannya. Persyaratan sumber daya manusia meliputi penanggungjawab teknis, penanggungjawab penatausahaan atau pencatatan kegiatan instalasi karantina, penanggungjawab keamanan instalasi karantina. Persyaratan kesesuaian peruntukan seperti tercantum pada Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Instalasi karantina yang telah ditetapkan dapat digunakan untuk pelayanan pihak lain apabila memenuhi persyaratan paling kurang untuk pelaksanaan tindakan karantina pemeriksaan, perlakuan, dan penahanan.

Materi yang disampaikan oleh  Bapak Endang Suparman, SP, MM  adalah Pedoman Penilaian Instalasi Karantina Tumbuhan dan Dokumentasi. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami: Pedoman penilaian instalasi karantina tumbuhan harus memenuhi persyaratan khusus sesuai peruntukannya. Instalasi karantina tempat pelaksanaan tindakan pemeriksaan kesehatan yaitu instalasi karantina tempat pemeriksaan secara visual berupa lahan terbuka, bangunan tersendiri dan/atau bagian dari bangunan, green house/screen house, instalasi pemeriksaan kesehatan terhadap proses perkecambahan benih (seed prosessing unit). Instalasi karantina tumbuhan pemeriksaan secara laboratoris. Persyaratan instalasi karantina tumbuhan pemeriksaan secara laboratoris dibedakan sesuai dengan target OPTK, yaitu hama (entomologi, acarologi, malakologi), nematologi, gulma, mikologi, bakteriologi, virologi, laboratorium bio molekuler. Instalasi karantina tumbuhan agens hayati. Instalasi karantina tumbuhan tempat pelaksanaan tindakan pengasingan dan pengamatan (glass house, screen house, poly house). Persyaratan yang harus dipenuhi antara lain pintu masuk ganda (double door entry), lantai, desain struktur, atap, dinding, penutupan struktur berlubang, pencahayaan/pemanasan/pendinginan, pengairan/penyiraman, tempat pembersihan/pencucian pot,  tempat  pengisian pot/potting area, perlakuan tanah, fasilitas pemusnahan, rak tanaman, pengelolaan limbah, dokumentasi, sumber daya manusia. Instalasi karantina tumbuhan tempat pelaksanaan tindakan perlakuan adalah instalasi karantina tempat perlakuan fumigasi, instalasi karantina tempat perlakuan panas (heat treatment). Instalasi karantina tumbuhan tempat pelaksanaan tindakan penahanan adalah tempat yang dapat ditetapkan sebagai instalasi karantina tumbuhan untuk pelaksanaan tindakan penahanan dapat berupa lahan terbuka, bangunan tersendiri, dan atau bagian dari bangunan, green house/screen house. Instalasi karantina tumbuhan tempat pelaksanaan tindakan pemusnahan.

     Materi selanjutnya yang disampaikan oleh  Bapak Endang Suparman, SP, MM  adalah Tindakan Karantina Tumbuhan di Instalasi Karantina Tumbuhan Milik Pihak Ketiga. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami: Pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan di instalasi karantina tumbuhan meliputi harus sesuai dengan penetapan instalasi karantina tumbuhan sesuai peruntukannya, menyusun standar operasional prosedur pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan di instalasi karantina tumbuhan, adanya dokumen KT-2 yang diterbitkan oleh Unit Pelaksana Teknis terhadap media pembawa yang dikenakan tindakan karantina tumbuhan, adanya surat tugas Kepala Unit Pelaksana Teknis untuk melaksanakan tindakan karantina tumbuhan di instalasi karantina tumbuhan. Untuk memperlancar pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan di instalasi karantina tumbuhan, selain standar operasional prosedur dapat dibuat instruksi kerja bagi pengendali organisme pengganggu tumbuhan. Beberapa langkah yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan tindakan karantina tumbuhan di instalasi karantina tumbuhan antara lain adanya petugas piket di instalasi karantina tumbuhan yang mengontrol kesesuaian setiap media pembawa yang masuk dengan realisasi yang dimasukkan yang tercantum pada dokumen KT-2, petugas karantina tumbuhan mencocokkan dan mencatat nomor kontainer yang masuk ke dalam instalasi karantina tumbuhan, segel kontainer diperiksa keutuhannya dan dilakukan pemeriksaan secara visual isi kontainer, diperiksa kemungkinan adanya live insect atau gejala infestasi OPT/OPTK pada setiap media pembawa yang diperiksa, mengambil sampel sesuai prosedur yang berlaku kemudian menutup kembali kontainer, melakukan pemeriksaaan di laboratorium yang ada di instalasi karantina tumbuhan, mengirimkan sampel ke bagian pengelolaan sampel untuk disitribusikan ke laboratorium Unit Pelaksana Teknis atau Laboratorium Pangan Segar Asal Tumbuhan yang ditunjuk, mengisi form hasil pemeriksaan secara lengkap, termasuk rekomendasi tindakan karantina yang diambil/diputuskan. Setiap kontainer (yang memuat media pembawa OPT/OPTK atau komoditas didalamnya) yang telah dilakukan tindakan karantina tumbuhan dan dinyatakan memenuhi persyaratan karantina tumbuhan untuk pemasukan ke dalam wilayah negara RI, ditempelkan stiker ”TELAH DIPERIKSA PETUGAS KARANTINA PERTANIAN” dan segel stiker (warna dasar hijau) serta nomor kontainer dicatat sampai seluruh jumlah kontainer sesuai dengan KT-2. Penerbitan KT-9 dapat dilakukan di instalasi karantina tumbuhan untuk komoditas yang tergolong low risk setelah tindakan karantina terhadap media pembawa dinyatakan selesai oleh petugas karantina dan direkomendasikan dapat dibebaskan dalam form DP-7, komoditas yang tergolong medium dan high risk KT-9 diterbitkan di Unit Pelayanan setelah dokumen pendukungnya lengkap dan sesuai. Mencatat kegiatan tindakan karantina di instalasi karantina tumbuhan dalam buku kegiatan dan membuat dokumentasi setiap partai yang telah diperiksa dan disimpan dalam komputer di instalasi karantina tumbuhan atau diserahkan ke seksi informasi sarana dan teknis guna penelusuran (dianjurkan setiap petugas karantina memiliki kamera atau di instalasi karantina tumbuhan tersedia kamera); Apabila ditemukan adanya indikasi pelanggaran (seperti tidak melapor atau tidak menyerahkan media pembawa) di lapang agar dilaporkan ke seksi pengawasan dan penindakan untuk ditelusur/diproses lebih lanjut.

-     Keperluan fasilitas untuk pelaksanaan tindakan karantina di instalasi karantina tumbuhan  agar dikoordinasikan dengan seksi pelayanan dan operasional, seksi informasi sarana dan teknis dan pihak instalasi karantina tumbuhan.

Materi yang disampaikan oleh Bapak Endang Syarifuddin, SP adalah Teknik Penilaian/Audit. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami: Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran, dan penilaian yang berujung pada penarikan kesimpulan) secara sistematis, obyektif, dan terdokumentasi. Sasaran audit adalah manajemen organisasi secara keseluruhan untuk menilai unsur-unsur manajemen, apakah telah direncanakan, dijalankan dan dikendalikan dengan prinsip manajemen secara efektif dan efisien. Hasil audit harus mengadung informasi yang lengkap dan bersifat faktual (informasi benar dan didukung bukti objektif), signifikan (informasi penting untuk ditindaklanjuti, relevan (terkait dengan perspektif mutu dan kepuasan pelanggan). Istilah audit diantaranya auditor (orang yang berkemampuan melakukan audit), auditee  (organisasi/orang yang diaudit), temuan (hasil penilaian bukti audit yang dikumpulkan dibandingkan dengan kriteria audit), kriteria audit (sejumlah kebijakan, prosedur atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan). Tujuan audit adalah mendapatkan data dan informasi yang faktual dan signifikan berupa data hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan. Esensi audit meliputi audit adalah proses interaktif, audit adalah kegiatan sistematis, audit dilakukan dengan azas manfaat, audit dilakukan secara objektif, audit berpijak pada fakta dan kebenaran, audit melibatkan proses analisa/ evaluasi/penilaian/pengujian, audit bermuara pada pengambilan keputusan, audit dilaksanakan berdasarkan standar/kriteria tertentu, audit merupakan kegiatan yang berulang. Jenis audit yaitu audit internal dan eksternal. Audit pihak pertama disebut audit internal,  audit pihak kedua disebut audit oleh pelanggan, audit pihak ketiga disebut audit oleh pihak yang independen. Audit internal terdiri dari pernyataan pembuka, pelaksanaan audit, pernyataan penutup. Audit eksternal terdiri dari pengumpulan informasi, rapat pembuka, pelaksanaan audit, rapat penutup. Acuan audit adalah standar atau kriteria yang ditetapkan dan regulasi atau peraturan yang berlaku. Langkah-langkah audit diantaranya persiapan audit (ketua tim membagi tugas kepada anggota,  berdasarkan audit kecukupan para auditor membuat ceklist untuk ruang lingkup yang ditugaskan), opening meeting dipimpin oleh ketua tim, pelaksanaan audit, closing meeting dipimpin oleh ketua tim (diskusi hasil temuan, penentuan skala/kategori, kesimpulan/rekomendasi), penyusunan laporan audit kepada otoritas kompeten secara tertulis, ditandatangani, dikirim sebelum batas waktu berakhir, bukti penerimaan laporan. Kegiatan audit meliputi  melakukan telaah dokumen (akte, surat izin usaha perdagangan, kesesuaian jenis usaha), ijin lain, masa berlaku. Melakukan pengamatan atau mencermati kegiatan (cross check rekaman dengan kegiatan, marking liar, penitipan cap, cross check jumlah kegiatan dengan pelaporan). Meminta penjelasan dari auditee. Meminta peragaan dilakukan oleh auditee. Membandingkan dengan standar/kriteria (pedoman/standar manajemen mutu Badan Karantina Pertanian/ perusahaan). Mengumpulkan bukti atas suatu kegiatan (rekaman faktual). Melakukan pemeriksaan kondisi  pabrik, kondisi gudang, incenerator. Melakukan pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas (fasilitas perlakuan, heat treatment/fumigasi. Melakukan pemeriksaan silang. Mengakses catatan yang disimpan auditee (periksa semua rekaman, juga yang disembunyikan). Menganalisa data (membandingkan jumlah laporan dengan sebenarnya. Menggunakan pertanyaan “terbuka”. Bersikap konsisten. Memahami “bias”. Memberikan klarifikasi. Melakukan klarifikasi. Melakukan audit terhadap sistem. Melakukan kesesuaian terhadap dokumen. Persiapan audit oleh otoritas kompeten diantaranya menetapkan ruang lingkup, menetapkan tanggal dan lamanya audit, menetapkan auditor yang sesuai, menyiapkan dokumen kerja, dan sarana yang diperlukan auditor, memberikan penjelasan rinci kepada auditor. Persiapan audit oleh auditor meliputi mengevaluasi pemahaman yang dibutuhkan untuk melakukan audit, menilai peluang terjadinya konflik kepentingan dan menyampaikan kepada otoritas kompeten, meninjau seluruh salinan informasi dari otoritas kompeten dan membuat catatan-catatan kecil dari tinjauan tersebut. Pelaksanaan audit meliputi pertemuan pembukaan, perkenalan, konfirmasi lingkup dan tujuan audit, pertemuan penutup. Pertemuan pembukaan meliputi penjelasan singkat prosedur audit dan klarifikasi temuan, konfirmasi agenda audit, klarifikasi sumber daya yang diperlukan, klarifikasi hal-hal yang belum jelas, memberi kesempatan bertanya pada auditee. Audit lapangan meliputi pengumpulan informasi, wawancara, mengamati kegiatan sehari-hari, pemeriksaan fasilitas, pemeriksaaan dokumen, dan rekamanan. Hal-hal yang perlu diperhatikan diantaranya personel, dokumen, peralatan, laporan dan rekaman, sampling. Checklist adalah alat bantu, mutlak bagi auditor untuk mendapatkan informasi yang konsisten dan komprehensif dalam proses audit, alat pemicu ingatan, jangan dianggap sebagai daftar dari pertanyaan yang akan diajukan, hendaknya berisikan kata-kata atau ungkapan kunci yang akan dipertanyakan. Laporan hasil audit harus bersifat policy (kebijakan), location (lokasi), activity (kegiatan), clause (klausul), evidence (bukti), scale of criticality (skala kekritisan), recommendation (rekomendasi), time frame (batas waktu penyelesaian). Skala kekritisan mayor adalah memberikan bukti bahwa tidak mampu telusur, tidak ada komitmen untuk melakukan perbaikan/penyempurnaan, ada perubahan proses produksi tapi tidak terdokumentasi dan tidak disampaikan kepada otoritas kompeten, personil yang terkait mutu produk tidak terlatih, sarana atau fasilitas produksi tidak memenuhi persyaratan. Skala kekritisan minor adalah ditemukan bukti ketidaksesuaian sehingga memerlukan tindakan perbaikan, prosedur kurang jelas sehingga belum dilakukan dengan baik, pekerja tidak menyadari/memahami keterkaitan pekerjaannya dengan fitosanitari, pemisahan media pembawa yang sudah mendapat perlakuan dan yang belum masih belum memadai, fasilitas penyimpanan catatan kurang memadai, pelatihan belum memadai dan rekaman pelatihan tidak dipelihara. Skala kekritisan observasi adalah ditemukan bukti potensial ketidaksesuaian sehingga memerlukan tindakan pencegahan. Ada peluang perbaikan/penyempurnaan untuk menjamin produksi menghasilkan produk bermutu. Form temuan meliputi uraian ketidaksesuaian, bukti objektif, skala, batas waktu penyelesaian.

Materi yang disampaikan oleh Bapak Endang Syarifuddin, SP adalah Objek Audit. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami: Aspek legalitas (untuk badan hukum) diantaranya akte pendirian perusahaan yang dikeluarkan oleh notaris, lokasi/alamat sesuai, kepemilikan sesuai kartu tanda penduduk, bidang usaha tertulis. Surat izin usaha perdagangan yang dikeluarkan oleh pemerintah setempat, lokasi/alamat sesuai tempat usaha, kepemilikan sesuai kartu tanda penduduk, bidang usaha tertulis jelas atau dengan  kode usaha, masih berlaku (sampai terbit keputusan). Nomor pokok wajib pajak yang dikeluarkan oleh kantor pajak setempat, lebih baik kalau dilengkapi surat keputusan pengembalian kelebihan pembayaran pajak, lokasi/alamat sesuai tempat usaha, kepemilikan sesuai kartu tanda penduduk. Tanda daftar perusahaan yang dikeluarkan oleh asosiasi setempat, nama/alamat sesuai tempat usaha, kepemilikan sesuai kartu tanda penduduk. Izin mendirikan bangunan yang dikeluarkan oleh instansi berwenang setempat, nama/alamat sesuai tempat usaha, kepemilikan sesuai kartu tanda penduduk, berlaku satu kali, saat pembangunan. Aspek teknis meliputi lingkungan yang baik/bersih,  tempat produksi/pengolahan, tempat penyimpanan/gudang, fasilitas perlakuan, fasilitas pendukung, fasilitas pencegahan re-infestasi, penanggungjawab teknis. Aspek sistem manajemen mutu meliputi prosedur/sop (penanggung jawab jelas, struktur jelas, layout jelas, tata alir jelas (titik kritis) dan memadukan kegiatan perusahaan dengan karantina).

Materi yang disampaikan oleh Bapak Endang Syarifuddin, SP adalah teknik komunikasi. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami: Pengertian komunikasi adalah suatu proses dimana terjadi penyampaian pesan atau keinginan dari seorang (auditor) kepada pihak lain (auditee) sehingga timbul pengertian atau kesepakatan antara kedua belah pihak. Peran komunikasi di mulai dari pertemuan awal sampai pertemuan akhir. Sebagai sarana untuk mendapatkan/mencapai kesepakatan. Kesuksesan dalam pencapaian tujuan. Unsur-unsur komunikasi diantaranya sumber, penerima, pesan, saluran. Kunci umum komunikasi yang efektif adalah lengkap, jelas, singkat, benar, sopan. Tiga hal yang berpengaruh dalam efektifitas proses komunikasi meliputi hubungan antara sumber dan penerima harus baik, wajar, dan saling percaya. Terbuka dan tidak dibuat-buat. Bersifat dua arah/timbal balik. Tiga gaya komunikasi meliputi agresif, non asertif, asertif. Teknik komunikasi meliputi menggunakan kontak mata pada waktu berkomunikasi, komunikasi dua arah akan lebih efektif, menggunakan bahasa tubuh dan nada suara untuk memperjelas maksud, menentukan tujuan komunikasi anda, memastikan bahwa lawan bicara mengerti maksud yang ingin disampaikan (bahasa tubuh, cek langsung), lisan, kata-kata dan kalimat (7%), penggunaan nada suara, isyarat badan (38%), tulisan (55%). Berbicara efektif meliputi mempersipakan bahan pembicaraan, mempersiapkan diri sendiri, mendapatkan perhatian dari penerima, mempersiapkan penerima, mengirim pesan, menerima dan klarifikasi jawaban, menutup komunikasi. Teknik bertanya yang baik yaitu pertanyaan penutup dan pembuka. Cara mendengarkan yang baik diantaranya mendengarkan secara efektif memerlukan konsentrasi, tidak boleh melamun, memberikan feedback verbal dan non verbal, menyadari efek dari respon emosional, mengecek dan menanggapi pesan, menunjukkan anda mau mendengarkan, tidak boleh mengevaluasi sebelum pembicaraan selesai, peka terhadap bahasa tubuh, jangan close minded dan harus bersikap terbuka, menciptakan suasana yang kondusif untuk mendengarkan, memastikan bahasa tubuh kita tidak bertentangan, berusaha mengembangkan kemampuan mendengar, memberhentikan bicara, memberikan umpan balik tentang hal yang telah diobservasi dan dicatat. Mengapa meski mendengar karena mendengar adalah dasar dari management skill, mendengar adalah kunci dari memelihara dan memantapkan hubungan memecahkan masalah, membuat keputusan, alokasi waktu dalam berkomunikasi. Good auditor meliputi analitik, realistik, terlatih, siap, mendengarkan, tahu taktik auditee, jujur, artikulatif, profesional, diplomatis, tidak berprasangka, sabar, rajin, disiplin, lugas, tepat waktu, berwawasan luas, bijaksana, manusiawi, obyektif. Tingkah laku auditee pada umumnya meliputi nervous, banyak bicara, tidak yakin, defensif, iritasi, bosan dan kurang menarik, reaksi lamban. Sifat auditee yang buruk diantaranya mengulur waktu, penjelasan panjang, interupsi, agresif, argumentatif. Sifat auditor yang buruk meliputi sinis, tidak disiplin, malas, argumentasi, putus asa, tidak profesional, tidak terlatih. Komunikasi dalam audit yang sukses meliputi persiapan yang baik, tujuan yang jelas, kemampuan komunikasi yang baik, pencatatan efektif, pengumpulan bukti lengkap, ringkasan temuan.

Materi selanjutnya yang disampaikan oleh Bapak Wahyudin Lihawa, ST, MKKK adalah Etika Audit. Pada materi ini peserta mengetahui dan memahami: Audit adalah pengujian sistimatis, mandiri dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk mementukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. Bukti audit adalah data pendukung mengenai keberadaan dan kebenaran suatu hal yang berhubungan dengan sistem di dalam organisasi. Bukti audit dapat berupa fakta, rekaman/catatan, pernyataan, informasi lainnya. Kriteria audit adalah serangkaian kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi yang dibandingkan dengan bukti. Kriteria audit meliputi kebijakan organisasi, prosedur organisasi, persyaratan tertentu, legal. Tujuan umum audit adalah untuk menentukan apakah sistem sesuai dengan standar yang digunakan, memverifikasi apakah sistem telah dilaksanakan oleh semua lapisan organisasi sesuai dengan kebijakan, mengevaluasi keefektifan dari sistem, mengidentifikasi improvement, dan perbaikan yang diperlukan. Prinsip audit meliputi integritas, kejujuran, nilai-nilai profesionalisme, independen,  berdasarkan pendekatan bukti. Audit kesesuaian mengecek kesesuaian pada empat kriteria. Fungsi audit yang baik bukan sekedar memastikan sistem dijalankan sesuai aturan tetapi dapat membantu melihat kelemahan dari sistem organisasi. Tahapan audit diantaranya perencanaan, pelaksanaan, follow up. Tahap perencanaan meliputi pemilihan auditor, menghubungi auditee, pengarahan tim audit, pembuatan checklist audit. Tahap pelaksanaan meliputi opening meeting, pelaksanaan audit, penyusunan laporan, closing meeting. Tahap follow up meliputi tindakan perbaikan temuan dan verifikasi perbaikan. Tujuan pembuatan check list audit diantaranya membantu auditor mengingat apa yang harus diperiksa, membantu pengaturan waktu, membantu dalam memastikan cakupan ruang lingkup, menentukan jejak audit atau urutan audit. Metodologi pelaksanaan audit meliputi interview, observasi, periksa dokumen. Interview adalah meminta auditee menjelaskan aktifitasnya, hindari tekanan suara seperti “polisi”, jadi pendengar yang baik. Observasi adalah pengamatan aktual dilapangan, usahakan tidak menginterupsi aktifitas yang sedang berjalan, jadi pengamatan yang baik. Periksa dokumen adalah cocokan aktifitas dengan dokumen kerja, hindari nit picking, jadi peneliti yang baik. Teknik-teknik sampling meliputi vertical slice sampling dan horizontal slice sampling. Vertical slice sampling adalah mengambil satu sampel dan memeriksa kesesuaiannya terhadap semua persyaratan tertentu yang terkait. Horizontal slice sampling adalah konsentrasi pada satu persyaratan dan memeriksa beberapa sampel terkait dengan persyaratan tersebut. Teknik komunikasi saat wawancara meliputi pertanyaan terbuka, pertanyaan memeriksa, pertanyaan tertutup. Pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang membutuhkan penjelasan. Pertanyaan memeriksa adalah pertanyaan yang bersifat memeriksa dan fokus pada satu hal yang penting. Pertanyaan tertutup adalah pertanyaan yang meminta kepastian auditee. Keuntungan dan kelemahan pada jenis-jenis pertanyaan dalam wawancara. Hasil audit dapat berupa kesesuaian dan ketidaksesuaian. Kesesuaian adalah kondisi dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses. Ketidaksesuaian adalah kondisi tidak dipenuhinya kriteria audit pada suatu proses. Penulisan temuan menggunakan prinsip problem, lokasi, objektif, referensi. Follow up hasil audit bertujuan memeriksa apakah tindakan perbaikan telah dilakukan, memeriksa apakah tindakan perbaiakn tersebut sesuai dengan ketidaksesuain yang ditemukan, memeriksa apakah tindakan perbaikan tersebut efektif, membuat CAR baru apabila pada saat verifikasi status CAR masih open, membuat adwal verifikasi, gunakan log car untuk memonitor status tiap car.

Paparan materi terkait instalasi karantina tumbuhan pada PT. East West Seed Indonesia yang disampaikan oleh Ibu Ch. Atik Setyawati, MP sebagai berikut : Lokasi kantor pusat PT. East West Seed Indonesia terletak di desa Benteng, Kecamatan Campaka, Purwakarta, Jawa-Barat sedangkan  farm station terdapat di beberapa lokasi yaitu Purwakarta, Wanayasa, Lembang, Jember. PT. East West Seed Indonesia  berdiri sejak tahun 1990. Sejak tahun 1999 telah melepas 142 jenis varietas tanaman sayuran. Sebanyak 10 varietas telah mendapat perlindungan melalui hak perlindungan varietas tanaman. Bersertifikasi ISO 9001-2008. Akreditasi LSSM Kementerian Pertanian Republik Indonesia. Bersertifikat Internasional Seed Testing Association. Legalitas perusahaan dan sertifikat berupa akta pendirian perusahaan, nomor pokok wajib pajak, surat keterangan domisili, registrasi perusahaan, sertifikat LSSM-B TPH, sertifikat ISO 9001:9008, sertifikat international seed  health testing. Fasilitas instalasi karantina tumbuhan berupa fasilitas gudang penyimpanan benih, fasilitas gudang fumigasi, fasilitas perlakuan benih, laboratorium pemeriksaan mutu benih, laboratorium pemeriksaan kesehatan benih, laboratorium pengujian perlakuan benih, fasilitas pemusnahan benih. Rencana ekspansi laboratorium patologi dilakukan selama tahun 2017-2018. Sumber daya manusia sebagai berikut Nur fajrina S.Si, M.Sc (seed research manager). Ayu lestyani, SP, M.Si (seed pathologist). Ir. Riki Panyebaringsih (plant pathologist). Moh. Ilham (warehouse coordinator). Ir. Yanuar Sapta Aji (processing coordinator). Uji kesehatan benih untuk ekspor dilakukan secara rutin  pada komoditi tomat, merica, labu, ketimun, semangka, melon, selada, bawang merah. Ekspor  benih ke beberapa negara yaitu Thailand, India, Vietnam, Filipina, Tanzania, Jepang, Malaysia, Hongkong, Belanda, Taiwan, Pakistan. Impor benih dari beberapa negara yaitu Thailand, India, Filipina, Cina, Jepang, Belanda, Selandia Baru, Denmark, dan A