Follow Us @soratemplates

Thursday, 1 November 2018

Doaku Terkabulkan

"Didan, tolong donk buatin surat permohonan narasumber atas nama bu Isti, perihal bimbingan kearsipan". Saya ingat betul kalimat itu, karena memang saat ini saya sedang membutuhkan mentor untuk membimbing saya merapihkan arsip di kantor. 

Sudah beberapa minggu saya dan siswa PKL merapihkan arsip dengan melakukan pembongkaran dokumen dari dalam kardus. Sekarang tiba waktunya, kami mengentri masing-masing dokumen kedalam komputer. Nah, disinilah saya memerlukan bimbingan mentor.

Komunikasi dengan calon mentor sudah saya lakukan, Saya akan menunggu hari Jumat untuk bisa diajari teknik kearsipan. Saat kami sedang merapihkan arsip kemarin, tiba-tiba dua orang masuk ke ruangan. Tak diduga tak disangka, ternyata para arsiparis yang datang menghampiri kami. Ya Allah, doaku terkabulkan sudah..

Semangat 45 terasa dalam dada. Kami belajar teknik pengarsipan di komputer dan pelabelan kardus. Beberapa hal yang saya pelajari dari kegiatan ini diantaranya :
1. Kita harus memisahkan dokumen per tahun, per kategori, per bulan, per tanggal.
2. Dokumen ketatausahaan dimasukkan dalam kardus. Posisi dokumen tersebut, tanggal yang paling muda berada di paling pinggir dari kardus. Tiap dokumen dalam kardus dapat dipisahkan menggunkan pos-it. Sedangkan posisi dokumen dikomputer, tanggal yang paling muda berada diatas daftar entrian. Apabila terdapat perbedaan kategori pada dokumen ketatausahaan maka dapat dibuat sheet baru dengan nama kategori yang baru.
3. Dokumen uji terap, desiminasi, dan perencanaan dapat diarsipkan didalam lemari tanpa dimasukkan dalam kardus disertai daftar dokumennya. Daftar dokumen ini dibuat rangkap dua. Rangkap pertama diletakkan dalam lemari dan rangkap kedua disimpan ditempat yang aman dan hanya diketahui oleh pengelola arsip.
4. Peletakkan dokumen dimulai dari rak paling atas kanan.
5. Pelabelan dibuat semenarik mungkin sehingga temu kembali dokumen dapat lakukan dengan cepat dan mudah.
6. Semua dokumen dikeluarkan dari odner aslinya kemudian diinput ke dalam komputer.
7. Pekerjaan ini sangat menjenuhkan sehingga dibutuhkan peralatan audio untuk menemani saat bekerja. 










Alhamdullah, keberkahan ilmu kami dapatkan. Semoga kami makin semangat melaksanakannya.

#ArsipKarantinaUjiTerap